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Spanish study note · Phrase for VA work

Out-of-office message in Spanish: templates and phrases

By Soltura · Published · Reviewed

An out-of-office reply is a respuesta automática or mensaje de ausencia. Say when you’re away, when you’ll reply and who to contact: Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina del 12 al 16 de octubre, sin acceso al correo. Responderé a mi regreso, a partir del lunes 19. Para asuntos urgentes, comuníquese con Ana López ([correo de Ana]). Write days and months in lowercase.

Part of Soltura’s Spanish study notes for virtual assistants.

The rule

Formal template (clients).

Asunto: Fuera de la oficina del 12 al 16 de octubre
Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina del lunes 12 al viernes 16 de octubre, sin acceso al correo electrónico. Responderé a su mensaje a mi regreso, a partir del lunes 19 de octubre. Para asuntos urgentes, comuníquese con Ana López en [correo de Ana].
Saludos cordiales,
María Torres

Short version (team or chat status). Fuera de la oficina hasta el 16 de octubre. Respondo a partir del lunes 19.

Bilingual. If your clients write in both languages, put both versions in one message with the same dates, Spanish first for Spanish-speaking clients.

Details that matter. The RAE writes days and months in lowercase (lunes 12 de octubre). Vacación is mostly used in the plural, so estar de vacaciones. Ausencia is the time someone is away. Comuníquese con and escriba a are usted forms, which suit a message every client receives.

Example sentences

6 examples you can reuse
SpanishEnglishWhen to use it
Estaré fuera de la oficina del 12 al 16 de octubre.I’ll be out of the office from October 12 to 16.Dates away
Durante este periodo no tendré acceso al correo electrónico.I won’t have access to email during this time.Setting expectations
Responderé a su mensaje a mi regreso, a partir del lunes 19 de octubre.I’ll reply when I’m back, from Monday, October 19.When you’ll reply
Para asuntos urgentes, comuníquese con Ana López en [correo de Ana].For urgent matters, please contact Ana López at [Ana’s email].Backup contact
Me encuentro de vacaciones hasta el 16 de octubre.I’m on vacation until October 16.Plural vacaciones
Gracias por su mensaje; lo leeré a mi regreso.Thank you for your message; I’ll read it when I’m back.Short closing line

Common mistakes

  • Estaré de vacación → Estaré de vacaciones.
  • Capital letters on months and days: del 12 al 16 de Octubre → del 12 al 16 de octubre.
  • No backup contact, so urgent client emails sit unanswered.
  • Promising Le responderé lo antes posible when you’ll be offline for a week. Give the return date.
  • Using tú in a message every client receives. Use usted.

Quick self-check

  1. How do you say “from October 12 to 16”? Answer: del 12 al 16 de octubre
  2. Which three facts belong in the message? Answer: The dates you’re away, when you’ll reply, and who to contact for urgent matters.
  3. Fix it: Estaré de vacación hasta el 16 de Octubre. Answer: Estaré de vacaciones hasta el 16 de octubre.

Practise it out loud

Soltura’s Ruta VA has 28 modules for VA work, including “Greetings and sign-offs” with audio. Soltura is a speaking-first Spanish app with a free plan; see Spanish for virtual assistants or plans and pricing.

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Questions

Frequently asked questions

How do you say out of office in Spanish?

Fuera de la oficina. The automatic email itself is a respuesta automática or a mensaje de ausencia.

What should an out-of-office message in Spanish say?

The dates you are away, when you will reply and who to contact for urgent matters, for example: Estaré fuera de la oficina del 12 al 16 de octubre. Para asuntos urgentes, comuníquese con Ana López.

Should I write my out-of-office reply in Spanish and English?

If your clients write in both languages, yes. Put both versions in one message with the same dates, Spanish first for Spanish-speaking clients.

Sources

  1. RAE–ASALE, Diccionario de la lengua española: “ausencia”, accessed Oct 10, 2026.
  2. DLE: “vacación” (used mostly in the plural), accessed Oct 10, 2026.
  3. RAE–ASALE, Diccionario panhispánico de dudas: “mayúsculas” (days and months), accessed Oct 10, 2026.